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Zweck
Diese Anleitung beschreibt die wichtigsten Schritte zur Verwaltung des Produkts Portalzugang und der dazugehörigen Bestellungen.

1. Produkt „portalzugang“

Der Zugang zum Kundenportal läuft über das WooCommerce-Produkt portalzugang.

2. Bestellung prüfen

1. Im Backend WooCommerce → Bestellungen öffnen.
2. Die gewünschte Bestellung auswählen.
3. Prüfen, ob das Produkt portalzugang enthalten ist.

3. Relevante Bestellstatus

Für den Portalzugang sind vor allem diese Status wichtig:

• Ausstehend
  Bestellung wurde angelegt, aber noch nicht bezahlt oder noch nicht freigegeben.
• In Bearbeitung
  Der Zugang wird aktiviert.
• Abgeschlossen
  Der Zugang ist ebenfalls aktiviert.

4. Portalzugang aktivieren

Sobald eine Bestellung mit dem Produkt portalzugang auf:

• In Bearbeitung
• oder Abgeschlossen

gesetzt wird, wird der Portalzugang für den Kunden aktiviert.

5. Typischer Ablauf bei Rechnung/Überweisung

1. Kunde bestellt den Portalzugang.
2. Bestellung steht zunächst auf Ausstehend.
3. Nach Zahlungseingang wird die Bestellung manuell auf:
   • In Bearbeitung
   • oder Abgeschlossen
     gesetzt.
4. Danach ist der Portalzugang aktiv.

6. Typischer Ablauf bei Online-Zahlung

Bei erfolgreicher Online-Zahlung kann WooCommerce die Bestellung direkt auf:

• In Bearbeitung
• oder Abgeschlossen

setzen. Dadurch wird der Zugang automatisch freigeschaltet.

7. Prüfen, ob der Zugang aktiv ist

Nach der Statusänderung sollte geprüft werden:

• kann sich der Kunde im Portal anmelden?
• sind die freigegebenen Inhalte sichtbar?
• erscheint die Bestellung korrekt in WooCommerce?

8. Kundenkonto und Bestellübersicht

Im Kundenkonto kann der Kunde seine Bestellungen einsehen.
Dort kann nachvollzogen werden:

• ob der Kauf durchgeführt wurde
• welcher Status aktuell gesetzt ist

9. Wenn der Zugang nicht aktiv wird

Bitte prüfen:

• enthält die Bestellung wirklich das Produkt portalzugang?
• wurde die Bestellung auf In Bearbeitung oder Abgeschlossen gesetzt?
• wurde mit dem richtigen Benutzer / der richtigen E-Mail bestellt?
• gibt es für den Kunden bereits ein Benutzerkonto?

10. Empfohlene Vorgehensweise im Alltag

Für einen sicheren Ablauf empfiehlt sich:

1. Bestellung prüfen
2. Zahlung prüfen
3. Status auf In Bearbeitung oder Abgeschlossen setzen
4. Portalzugang kurz testen
5. Kunde kann danach seine Inhalte nutzen

11. Hinweis für Administratoren

Wenn ein Kunde trotz Bestellung keinen Zugriff hat, sollte zusätzlich geprüft werden:

• ob der Benutzer korrekt angelegt wurde
• ob die Bestellung dem richtigen Konto zugeordnet ist
• ob die weiteren Freigaben im Portal korrekt gesetzt wurden

1. Neues Dokument anlegen

1. Im Backend Dokumente öffnen.
2. Auf Neu hinzufügen klicken.
3. Einen passenden Titel vergeben.

2. Datei hinterlegen

1. Die gewünschte Datei im Dokument hinterlegen.
2. Darauf achten, dass die richtige Datei verwendet wird.

3. Dokumentdaten pflegen

Empfohlene Felder:

• Version
• Status
• Datum
• Dokumenttyp

4. Kunde oder Firma auswählen

Das Dokument wird in der Regel einer Firma zugewiesen.

Optional:
Zusätzlich können einzelne Benutzer ausgewählt werden.

5. Dokument veröffentlichen

Nach dem Speichern bzw. Veröffentlichen steht das Dokument im Kundenportal bereit, wenn die Freigaben korrekt gesetzt sind.

6. Im Kundenportal prüfen

Nach dem Anlegen sollte geprüft werden:

• erscheint das Dokument im Bereich Dokumente?
• sieht der richtige Kunde das Dokument?
• kann das Dokument geöffnet oder heruntergeladen werden?

7. Wichtige Regeln

• Kunden sehen nur ihre freigegebenen Dokumente.
• Dokumente sind geschützt und nicht frei über direkte Datei-Links abrufbar.
• Wenn einzelne Benutzer gewählt sind, gilt diese Freigabe gezielt für diese Benutzer.

8. Empfohlenes Namensschema

Für neue Dateien wird folgendes Schema empfohlen:

Kunde_Projekt_Dokumenttyp_Version_Datum

Beispiel:
Musterfirma_Anlage1_Risikobeurteilung_V3_2026-03-25

9. Wenn ein Kunde ein Dokument nicht sieht

Bitte prüfen:

• ist das Dokument veröffentlicht?
• ist die richtige Firma zugewiesen?
• ist ggf. der richtige Benutzer ausgewählt?
• hat der Kunde aktiven Portalzugang?
• gehört der Benutzer zur richtigen Firma?

Wenn du willst, formuliere ich dir diese beiden Artikel noch in einem etwas formelleren Stil für die finale Übergabe an Eckhardt.

1. Firmen anlegen

1. Im Backend Firmen öffnen.
2. Auf Neu hinzufügen klicken.
3. Firmennamen eintragen.
4. Veröffentlichen.

2. Benutzer einer Firma zuordnen

1. Die gewünschte Firma öffnen.
2. In der Box Mitarbeiter / Benutzer zuordnen die passenden Benutzer auswählen.
3. Firma speichern.

Wichtig:
Mehrere Benutzer können derselben Firma zugeordnet werden.

3. Portalzugang für Kunden

Der Portalzugang läuft über das Produkt portalzugang.

Standardablauf:

1. Kunde kauft das Produkt.
2. Sobald die Bestellung auf In Bearbeitung oder Abgeschlossen steht, wird der Zugang aktiviert.
3. Der Kunde kann sich danach im Portal anmelden.

4. Dokumente anlegen und freigeben

1. Im Backend Dokumente öffnen.
2. Neues Dokument anlegen.
3. Titel vergeben.
4. Datei hinterlegen.
5. Version, Status und weitere Felder pflegen.
6. Firma auswählen.
7. Optional einzelne Benutzer auswählen.
8. Veröffentlichen.

Hinweis:
Wenn einzelne Benutzer ausgewählt werden, gilt diese Freigabe gezielt für diese Benutzer.

5. Wiki-Inhalte pflegen

Für Wissensartikel stehen folgende Bereiche zur Verfügung:

• Kunden-Wiki
• Mitarbeiter-Wiki

Ablauf:

1. Bereich öffnen.
2. Artikel anlegen.
3. Titel, Inhalt und Kategorie pflegen.
4. Sichtbarkeit setzen:
   • Kunden
   • Mitarbeiter
   • Beide
5. Optional einzelne Benutzer freigeben.
6. Veröffentlichen.

6. Paligo-Inhalte importieren

1. Backend Paligo Exporte öffnen.
2. Neuen Export anlegen.
3. ZIP-Datei hochladen.
4. Sichtbarkeit und Freigaben setzen.
5. Speichern.

Hinweis:
Paligo-Inhalte erscheinen automatisch als Kachel im passenden Wiki.

7. Arbeitsanweisungen pflegen

1. Backend Arbeitsanweisungen öffnen.
2. Arbeitsanweisung anlegen.
3. Titel, Inhalt, Version und Stand pflegen.
4. Freigabe festlegen:
   • für alle Mitarbeiter
   • oder einzelne Benutzer
5. Veröffentlichen.

8. Tools pflegen

1. Backend Tools öffnen.
2. Neues Tool anlegen.
3. Titel, Kurzbeschreibung und PDF pflegen.
4. Kategorie setzen.
5. Freigabe festlegen.
6. Veröffentlichen.

9. Typische Prüfungen

Wenn Inhalte nicht sichtbar sind, prüfen:

• ist der Inhalt veröffentlicht?
• ist die richtige Sichtbarkeit gesetzt?
• ist ggf. eine Firmenfreigabe gesetzt?
• überschreibt eine Einzelbenutzerfreigabe die Standardfreigabe?
• ist der Benutzer der richtigen Firma zugeordnet?

Für Kundendokumente

1. Firma prüfen oder anlegen
2. Benutzer der Firma zuordnen
3. Dokument anlegen
4. Datei hinterlegen
5. Firma oder Benutzer freigeben
6. veröffentlichen

Für Wiki-Inhalte

1. Kategorie festlegen
2. Artikel anlegen
3. Sichtbarkeit setzen
4. optional Benutzer freigeben
5. veröffentlichen

Für Paligo

1. Export hochladen
2. Sichtbarkeit setzen
3. Kategorie prüfen
4. im passenden Wiki kontrollieren

Für Tools

1. Tool anlegen
2. PDF hinterlegen
3. Kategorie setzen
4. Freigabe definieren
5. Frontend prüfen

Ein Inhalt erscheint nicht im Frontend

Prüfen:

• ist der Beitrag veröffentlicht?
• ist die richtige Sichtbarkeit gesetzt?
• ist eine Firmenfreigabe gesetzt?
• sind einzelne Benutzer gewählt?
• überschreibt eine Einzelbenutzerfreigabe die allgemeine Sichtbarkeit?

Kunde sieht ein Dokument nicht

Prüfen:

• ist das Dokument der richtigen Firma oder dem richtigen Benutzer zugeordnet?
• hat der Benutzer einen aktiven Portalzugang?
• ist der Benutzer der richtigen Firma zugeordnet?

Mitarbeiter sieht interne Inhalte nicht

Prüfen:

• richtige Rolle vergeben?
• Freigabe „für alle Mitarbeiter“ gesetzt?
• oder wurde nur eine Einzelbenutzerfreigabe gesetzt?

Paligo-Inhalt erscheint nicht im Wiki

Prüfen:

• Export veröffentlicht?
• richtige Sichtbarkeit gesetzt?
• ggf. Firmen- oder Benutzerfreigabe gesetzt?
• Import erfolgreich abgeschlossen?

Sowohl im Wiki als auch im Tools-Bereich gibt es eine Suchfunktion.

Wiki-Suche

Im Wiki kann direkt über das Suchfeld nach Begriffen gesucht werden.
Dabei werden die Kacheln gefiltert, so dass nur passende Einträge sichtbar bleiben.

Tool-Suche

Auch im Tools-Bereich kann über das Suchfeld nach Titel, Beschreibung und Inhalt der Kacheln gefiltert werden.

Wenn keine Treffer erscheinen

• Schreibweise prüfen
• Kategorienfilter prüfen
• Freigaben prüfen
• Browsercache neu laden

Mitarbeiter dürfen ins Backend, Kunden nicht.

Mitarbeiter

Mitarbeiter können auf die für sie freigegebenen Backend-Bereiche zugreifen, zum Beispiel:

• Dokumente
• Kunden-Wiki
• Mitarbeiter-Wiki
• Arbeitsanweisungen
• Tools
• Paligo Exporte

Kunden

Kunden bleiben aus dem WordPress-Backend ausgesperrt und arbeiten ausschließlich im Portal.

Admin-Bar-Link

Im Backend erscheint für Mitarbeiter oben in der Leiste der Link:

Zum Portal

Dieser führt auf:
/portal/intern

Neues Tool anlegen

1. Im Backend Tools öffnen.
2. Neues Tool erstellen.
3. Titel eintragen.
4. Kurzbeschreibung verfassen.
5. PDF-Datei auswählen.
6. Kategorie zuweisen.
7. Freigabe festlegen.
8. veröffentlichen.

Freigabeoptionen

• Kunden
• Mitarbeiter
• Beide
• zusätzlich Firmenfreigabe
• zusätzlich Einzelbenutzerfreigabe

Darstellung

Tools erscheinen als Kachel in der Übersicht mit:

• Titel
• Kurzbeschreibung
• Download-Button

Es gibt keine Einzelseite.
Der Download erfolgt direkt über den Button.

Arbeitsanweisungen sind interne Inhalte für Mitarbeiter.

Neue Arbeitsanweisung anlegen

1. Im Backend Arbeitsanweisungen öffnen.
2. Auf Neu hinzufügen klicken.
3. Titel und Inhalt eintragen.
4. Version, Stand und Änderungsnotiz pflegen.
5. speichern oder veröffentlichen.

Freigabe

Arbeitsanweisungen können auf zwei Arten freigegeben werden:

• für alle Mitarbeiter
• oder für einzelne Benutzer

Wichtige Regel

• Wenn einzelne Benutzer ausgewählt sind, haben diese Vorrang.
• Wenn keine Einzelbenutzer ausgewählt sind und „Für alle Mitarbeiter freigeben“ aktiv ist, sehen alle Mitarbeiter und Admins die Arbeitsanweisung.
• Wenn weder Einzelbenutzer noch die Freigabe für alle Mitarbeiter gesetzt ist, ist die Arbeitsanweisung nicht allgemein sichtbar.

Paligo-Inhalte werden als HTML5-Export importiert und im Wiki angezeigt.

Neuen Paligo-Export anlegen

1. Im Backend Paligo Exporte öffnen.
2. Neuen Export anlegen.
3. ZIP-Datei des Paligo-Exports hochladen.
4. speichern.

Freigabe

Paligo-Inhalte können freigegeben werden für:

• Kunden
• Mitarbeiter
• Beide

Zusätzlich können:

• Firmen
• einzelne Benutzer
  freigegeben werden.

Darstellung im Wiki

Paligo-Inhalte erscheinen automatisch als Kachel:

• im Kunden-Wiki, wenn sie für Kunden sichtbar sind
• im Mitarbeiter-Wiki, wenn sie für Mitarbeiter sichtbar sind

Verhalten

• Paligo-Inhalte öffnen sich in einem neuen Fenster oder Tab
• die eigentliche Inhaltsdarstellung läuft über den geschützten Viewer