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Das Wiki dient für Fachartikel, Hilfetexte und Hintergrundwissen.

Neuen Wiki-Artikel erstellen

1. Im Backend Kunden-Wiki oder Mitarbeiter-Wiki öffnen.
2. Artikel anlegen.
3. Titel und Inhalt eintragen.
4. Kategorie zuweisen.
5. Sichtbarkeit festlegen.
6. veröffentlichen.

Sichtbarkeit

Es gibt drei Grundzustände:

• Kunden
• Mitarbeiter
• Beide

Einzelbenutzerfreigabe

Zusätzlich können einzelne Benutzer direkt freigegeben werden.

Wichtig

Sobald einzelne Benutzer ausgewählt sind, überschreibt diese Auswahl die allgemeine Sichtbarkeit.

Kategorien

Wiki-Artikel können Kategorien zugeordnet werden, damit sie später gefiltert und besser gefunden werden.

Neues Dokument anlegen

1. Im Backend Dokumente öffnen.
2. Auf Neu hinzufügen klicken.
3. Titel vergeben.
4. Datei hochladen bzw. zuweisen.
5. Version, Status und weitere Felder pflegen.

Dokument einer Firma oder einzelnen Benutzern zuweisen

Ein Dokument kann auf zwei Arten freigegeben werden:

• über die zugeordnete Firma
• oder über einzelne Benutzer

Empfohlener Ablauf

1. Dokument anlegen
2. Datei hinterlegen
3. Firma auswählen
4. optional einzelne Benutzer auswählen
5. veröffentlichen

Wichtige Regel

• Wenn einzelne Benutzer gewählt sind, gilt diese Auswahl gezielt für diese Benutzer.
• Dokumente sind geschützt und nicht frei über eine direkte Datei-URL abrufbar.

Versionierung

Ältere Versionen werden nicht gelöscht, sondern können archiviert werden.
Empfohlenes Namensschema:

Kunde_Projekt_Dokumenttyp_Version_Datum

Der Portalzugang läuft über das Produkt Portalzugang in WooCommerce.

Standardablauf

1. Der Kunde kauft das Produkt portalzugang.
2. Sobald die Bestellung den Status In Bearbeitung oder Abgeschlossen erreicht, wird der Portalzugang aktiviert.
3. Der Benutzer kann sich danach im Portal anmelden.

Wichtige Hinweise

• Bei Rechnungskauf kann der Zugang zunächst inaktiv bleiben, bis die Bestellung freigegeben oder bezahlt ist.
• Der Zugang wird technisch am Benutzer hinterlegt.
• Der Kunde sieht danach die geschützten Bereiche entsprechend seiner Freigaben.

Prüfen, ob der Zugang aktiv ist

• Testweise mit dem Kundenbenutzer anmelden
• oder im Benutzerkonto prüfen, ob der Portalzugang gesetzt wurde

Firmen bilden die Grundlage für die Zuordnung von Kundenbenutzern und freigegebenen Inhalten.

Neue Firma anlegen

1. Im Backend den Bereich Firmen öffnen.
2. Auf Neu hinzufügen klicken.
3. Firmennamen eintragen.
4. Firma veröffentlichen.

Benutzer einer Firma zuordnen

1. Die gewünschte Firma öffnen.
2. In der Box Mitarbeiter / Benutzer zuordnen die gewünschten Benutzer auswählen.
3. Firma speichern oder aktualisieren.

Wichtig

• Die Zuordnung wird direkt an den Benutzerprofilen gespeichert.
• Mehrere Benutzer können derselben Firma zugeordnet werden.
• Wird ein Benutzer in der Firmenmaske abgewählt, wird seine Zuordnung zu dieser Firma entfernt.